独立した方や、個人事業主として活動される方、かなり増えてきましたよね。雇用という枠組みを越え、社会の一員として活動されることを選択することは、とてもとても難しい意思決定だと思います。
そんな難しい意思決定をされ、全ての行動に自ら責任をもち活動されている独立開業者・個人事業主の方々に尊敬の念を込めて、社会員という総称で呼ばせて頂きます。
この記事をご覧の方へ筆者からのおすすめサービス（PR含）
1. タスク管理ツール Trello
2. プロジェクト管理ツール Backlog
- おすすめの理由
業務執行の最小単位である1人（自分自身）の効率を上げていく為のタスク管理では、自身のタスク総量と期日の把握を網羅的にスピーディにできる事が何よりも重要になります。Trelloはシンプルな見た目でタスク管理を容易にする世界中で愛されるサービスです。
複数人でより大きなミッションに立ち向かうプロジェクト管理では、全体像の把握と状況の可視化がいかに万人受けする見た目で管理できるかが重要です。Backlogは日本の会社が開発するプロジェクト管理ツールで、日本の風習や日本人ライクに設計されているサービスで、使い易さという点において秀でています。
目次
前段
さて、そんな筆者の尊敬対象である”とある”社会員の方とは、かなり近い立場で協働をさせていただいています。その方と1on1をする中でよく出てくるのは、社会員でいることは当然だけどメリットとデメリットがある、と。
【メリット】
- 自分で仕事（顧客）を選べる
- 自分で仕事をする時間を決められる
- 自分の生産性が所得にダイレクトに反映される
【デメリット】
- 同じ事業や組織の成長に継続的に携われない
- 自己成長への投資に多くの時間と費用を掛けられない
そんな中でも多く話が出るのは、こちら。
自己成長への投資に多くの時間と費用を掛けられない
特定組織に属さないが故に、
・新しいツールを使う機会に恵まれない
・経験したことがない業務に携わる機会に恵まれない
・様々なメンバーと協働をする機会に恵まれない
というお話。
筆者は「転機に挑む人の安全基地になる」というビジョンを掲げているので、尊敬してやまない社会員の方々の多くが同様の悩みを抱えているのではと考え、本記事を通じ微力ながら上記の”機会に恵まれない”事への貢献をしたいなと思っています。
という事で今回は、今ITベンチャー企業就業者を中心に利用者が大きく伸びているメモアプリ『notion』についての紹介となります！
1. notionとは
notionは、一言でいうと「メモアプリ」なんですが、なんと言うんでしょう。とてもメモアプリという一言で形容できない代物で、イメージで言うとこれ迄手書きでメモや管理・共有していた全て（メモ帳・手帳・ホワイトボード 等）がWeb上にそのまま移管されたようなサービスなんです。
個人で思ったことや学びを書き起こしてメモとして残しておくもよし。
チームで特定のページを共有し、タスクを管理するために役割分担や時間軸に合わせた進捗管理表として運用するもよし。
変幻自在の使い方が、エンジニアやデザイナー等Webページ制作に関わっていた人じゃなくても直感的に操作・構築が出来る優れものなんです。
PCデバイスではアプリは用意されておらず、スマートフォン向けのアプリは用意されています。クラウドサービスのため、PCのWEB上で編集・保存した内容を、移動中にスマートフォンで確認・追記するなんてことも出来るサービスです。
類似サービスとしては、Evernoteといったメモアプリや、Trelloといったタスク管理アプリ、更にはBacklogといったようなプロジェクト管理アプリ迄、notionならではの幅広い機能があるが故に、多くのサービスと同じ様な機能を有しています。
2. notionの機能
大きく分けると、使い道としては下記の3点になるのかなと（筆者自身もまだnotion初心者なので、ここは後日編集して変わってく可能性大です！）
(1) 残す
(2) 見せる
(3) 繋げる
(1) 残す
メモアプリなので当たり前ですが、ありとあらゆる情報をほぼ無制限に残しまくる事が出来ます。
・テキスト（文章だけでなく、ページやタスクへのコメントもOK！）
・音声／動画
・画像（色んな大きさで貼り付けられる）
・WebページのURL（遷移先ページをそのままnotion上に表示可能！）
そして、残しまくるだけではなく、その残し方を多種多様に選べるっていうのが、notionの革新的な所！
例えば、このnoteの様な形で読み物形式のページに纏めて、色んな人に見てもらうっていうのも出来ますし、画像貼り付けの特徴を生かしチームメンバーの紹介ページを作ったり、後はガントチャート形式でタスクを纏めたりなんてのもお手の物。
これまでは、
▽ 自分でサーバーを借りて
▽ WordPressを使ってWEBサイトを作って
▽ 色々調べながらなんとか情報を入れ込んで
▽ 公開させて
、、、みたいな感じでやっていた事が、notionは本当にサクッと出来ちゃいます！情報をどの様な形で残したいのかを、編集者自身で考えて纏められる楽しさがあるのが、notionの大きな特徴ですね。
▼こんなに残し方が選べるんです（流石に壮観）・・・
(2) 見せる
上記でも既に記載してしまってますが、情報を残すだけでなく、残し方が変幻自在なので、結果的に他人に見せて・一緒に使うという行為に強みを持つサービスになっています。
他人に見せるには共有設定をする必要があるんですが、やり方は簡単で、ページの右上にある[共有]ボタンを押すと、下記画像の様なポップアップが出てくるので、公開対象にしたい内容を入力するだけ！
更に、この公開設定や編集権限設定をページ毎に出来るので、Web上に公開・特定チームの公開・自分だけのプライベートページの3つが同一のアカウントで1つの画面上で実現できてしまうんです。
これ結構凄い事で、多くのサービスはここ迄残す『深さ』と見せる『広さ』を同時実現出来ずなので、これが出来るサービスはnotion位なのではといっても過言じゃないです！
(3) 繋げる
SaaS全盛期の為、APIでサービス同士を連携させて利便性や効率性を向上させるというのは、IT業界の中ではもはや当たり前になってきてますよね。
とはいえ、まだまだ連携できる／できないはまだまだあるんですが、notionはここでも優位性を発揮しています。
細かいことはnotion自体が説明してくれているので割愛して、「そもそもAPIって何よ」「で、普段の業務とどんな関係あるのよ」って所かなと思うので、そこをお話ししますね。
そもそもAPIとは？
「その機能とは無関係なツールやサービスとかからその機能を利用できるようにするために用意されている、その機能にお仕事を依頼するための窓口（の使い方に関する決まり事）」のことです。
まだちょっとむずかしいですね。
今は、色んな便利ツールが出ていると思いますが、基本的には違う会社が色んなツールを作っていて、データや情報は、当たり前ですがそれぞれ連携されていません。ただ、API（Application Programming Interface）という概念を用いることで、その当たり前の様に別々になっていたデータや情報を違う会社の色んなツールが連携され相互活用できる様になる仕組みのことです。
見えてきましたね。ただ、ここで注意すべきなのは”全てのデータや情報を”連携するというものではなく、冒頭の説明でできた『その機能』ということで、特定の機能に限定して、データの出し引きや加工をしてくれるという点ですね。
普段の業務とどんな関係があるのか
notionは残す・見せるに強みがあるということを記載したかと思いますが、その機能を最大限活かすAPIラインナップになっています。
イメージとしては、notionをハブにして他ツールで入力した情報を色々な形で残しておき、それを関係者が常に見ることが出来るといったような使い方が、notionのAPIを活用してできる様になります。
例えば、「色んな会社から提案を受けGoogle Driveに保存してあるパワーポイントとそれぞれの提案についての所感を一覧で残しておきたい時」なんかには、notionとAPI連携させたGoogle IDからDriveフォルダを探しに行き、ファイルを選択するだけで特定ファイルをnotion上に貼り付けることが出来たるので、2つのサービスを行き来して、コピペを繰り返してといった面倒な作業は必要ありません。
NotionがAPI連携できるサービス
3. 筆者がnotionを使うとしたら
以下2点での活用となります。
1.ノウハウ・ナレッジの集積所
2.とりあえず情報を残すためのメモ用紙
タスク管理やプロジェクト管理的な機能も持っている器用なところで、all-in-oneなサービスであるという特徴を前章で説明をさせてもらったかと思います。ただ、タスク管理に関しては、かゆい所に手が届かない（例.ボード形式で管理した時に列毎に期限毎にソートや順番入れ替えができない ／ カード毎に色替えをして視覚的にタスクやtodoをわかりやすく管理することができない）点があり、私はtrelloを利用しています。
プロジェクト管理に関しては、所属組織では別のツールを使っているのと、副業のチームにおいても全体でプロジェクト管理をしながら進めていく案件は多くなく、ニーズがない状態です。基本的には業務に関する情報は1つのツールにまとめたほうが効率が良いので、notionで別管理をする事で生産性の低下を招いてしまうのが現状です。
なので、現状は筆者は固有（チームメンバー・協働者に共有する必要がない）のノウハウ・ナレッジに関して蓄積をさせたり、どこに今後纏めていくかは決まっていないけど情報として残しておきたい話や内容をメモする場所として活用をしています。
この使い方は、どんな仕事をしている人でも活用の余地がありそうかなとは思っています。
4. notionはこんな人にお勧め
ここに当てはまる方は、notion使ってみても良いかも
- 1人で情報を纏め・管理する事が多い人
- タスク管理・プロジェクト管理において特定のツールを使っておらず、一歩目を踏み出したい方
- いろいろなツールで情報を管理することが苦手で、1つのサービスにプライベート・業務で使う情報を纏めたい方
まだITツールが整備されていないスタートアップ・ベンチャー企業では、notionを核に情報を纏めるという動きも出てきていますが、日本においてはまだまだ正社員として働く方が企業の業務ツールとして利用するケースは多くはなさそうです。
一方で、個人事業主の方や独立開業された方、副業をされている方等にとっては、利用することで自身の可能性が拡がるツールであるので、まだ利用したことない方は、是非一度使ってみていただければと思います。
以上、『notion』の使いみちについて話をさせていただきました。
何か特定組織に属さないが故に機会に恵まれにくい社会員の方々の、業務生産性向上の一助になるような情報がお伝え出来ていれば嬉しいです。
それでは！！