筆者は是迄、マンション起業のスタートアップに4番目入社したり、東証プライム市場の会社で就業したりと、様々な企業フェーズの企業合計4社で経験を積んできました。
スタートアップ起業ですと、「後1ヶ月で資金調達が出来ないと解散です」という事も2度や3度ではありません。そんな中ですので、常にサバイバル力を磨いてきた自負もあり、経験値をベースに色々お伝えできる部分もあると思っています。
本記事では「物事をわかりやすく伝えられる様になる方法」についてお話をしたいなと思っています。能力開発やスキル向上の一助になれば嬉しいです！
この記事をご覧の方へ筆者からのおすすめサービス（PR含）
1. タスク管理ツール Trello
2. プロジェクト管理ツール Backlog
- おすすめの理由
業務執行の最小単位である1人（自分自身）の効率を上げていく為のタスク管理では、自身のタスク総量と期日の把握を網羅的にスピーディにできる事が何よりも重要になります。Trelloはシンプルな見た目でタスク管理を容易にする世界中で愛されるサービスです。
複数人でより大きなミッションに立ち向かうプロジェクト管理では、全体像の把握と状況の可視化がいかに万人受けする見た目で管理できるかが重要です。Backlogは日本の会社が開発するプロジェクト管理ツールで、日本の風習や日本人ライクに設計されているサービスで、使い易さという点において秀でています。
目次
1. 相手に物事をわかりやすく伝えるとは？
仕事をしていて皆さんも多く感じたことがあるのではないでしょうか？
「話うまく伝わらないなあ。。」
筆者も多いです。なので、きちんとここを言語化する事で、どの様にすれば伝わるのかの自論化をしていきたいと思っています。
（脱線ですが、自論化とは、経験学習モデルの中で「概念化と抽象化」と呼ばれるフェーズで、知識を定着させる役割を持っています）
相手の体験ベースに置き換えて物事を伝える
相手に物事をわかりやすく伝えると言うのは、つまるところ、相手がわかる情報で伝えるということになると。
わかる情報というのは、相手の状況や状態等を鑑みて体験ベースに置換をして伝えるということになると。
なので、“相手と物事への正しい理解”と”情報の正しい変換”が必要になるということです。
その上で結構難しそうなのが、以下2点になってきそうです。
- 自身の認知が正しくできているのか（正しい理解になっているのか）
- 相手がイメージを正しくできているのか（正しく変換されているのか）
上記2点を、次章でステップとして解説していきます。
2. 物事をわかり易く伝えられる様になる為に必要な2つのStep
(1) 自身の認知が正しくできているのか
そもそも、その体験を自分が正しい情報として理解できているのかと言う話ですね。
当たり前ですが、Aなのに自分はBと思っていたら、伝えた相手にもBとして伝わりますよね。偏った見解や認識によって、その物事がねじ曲がって認知をしてしまっているケースなどがそれに当てはまります。
でもこれって、なんで起きちゃうの？って話なんですよね。
筆者はその鍵になるのはセルフ・アウェアネスだと思ってます。本サイトでも記事と推奨本を紹介していますので興味があればご一読・ご購入ください。
ハーバード・ビジネス・レビュー[ＥＩシリーズ] セルフ・アウェアネス
鍵になるのは”セルフ・アウェアネス”
日本語で言うと「自己認知」とか「自己対話」とか、内省（自身の経験を自身で振り返ること）によって育まれるものですね。
「そう思った背景はどこにあるのか？」
「自身がそう思ったのって、他の人から見たらどうなんだろう？」
「この件に関する一般論ってなんなんだろう？」
みたいなことを考え、自己認識と他人の認識をすり合わせるアプローチです。いやーこれが難しいんです！！
A氏「そんなことはいいから俺の会社なんだから俺のいうこと聞いておけばいいんだよ！」
B氏「みんなはこの考えを大事にしていれば大丈夫ですよ、そう信じることに意味があるんです！」
C氏「それってお金になるの？要はいかに価値を提供して売り上げ・利益をあげられるか、それだけだよね？」
D氏「みんなの意見を重要視したいから、おもったことをそのままいってくれればいいんだよー」
あー、なんかありそうですよねー。
いろーんな人からいろーんなことを言われて、それに振り回されたり自分の中の自信が無くなったりとかとか。
自分自身に深く向き合って、自分の中でしっかりと回答を見つけ出すスタミナを身に付けることって、情報社会とかコミュニティ社会とか言われる現代において、人と人が密接につながっている中では、中々確保できないという実情があると思います。
現在よく話題になっている「1on1」とか「コーチング」とかって、本来は上記を行うためのもので、部下と上司が仲良くなるためのものでは全くありませんよね。。
意図的に自分と対話できる機会や時間を設けて自分の考えを深化させる。まずはここからスタートしましょう。
(2) 相手のイメージが正しくできているのか
ここなんですけど、冒頭に書いた様に、相手の体験ベースで自身が認知している情報を伝えることができるかと言う話ですね。
(1)の自己認知が正しく出来ていたとしても、その情報を相手の体験ベースで伝えられていないと、残念ながら物事が伝わることがないのです。。
Aの情報をAとして伝えたとしても、相手がAを知らなければ、本当に伝えたかったAの内容が相手には正しく伝わらず、一般的にはBという事象として相手が受け取ってしまうかもしれません。
「そんなのどうしようもないではないか！」
「相手の勉強不足だろそれは〜」
うーん、わかります！（筆者の説明も冗長的でわかりにくいので、一層わかりますw）
筆者は、ここの解決アプローチとして、具体と抽象を行き来させる事が必要かと思っています。以下は筆者が好きな作者細谷さんのわかりやすい具体と抽象の著書なので、興味がある方は是非ご購読ください。
具体と抽象を行き来させる事で相手のイメージとシンクロする
物事と物事の接続点を考えて「ようは何」という一段階高いところでのまとまりを表す”抽象“
5W1H等によって情報を分類し、万人が理解できる様にわかりやすくまとめたものが”具体“
ここを行き来させて、お互いの体験を結びつける必要があると思うんです。
ここでいう具体とは、自分と相手の体験ですよね。この時点ではまだ体験と体験は全くつながっていません。
ここに、抽象の橋をかけるのです！
「この体験って、要はこう言う事だよね！」
「この事象ってあの体験と似てるな、共通点と相違点はここら辺だ！」
このプロセスを通じ、相手への伝え方と内容を変えるんです！
▼「私の体験って、抽象度をあげたらこう言う風に解釈できるな」
▼「この抽象的な話を相手の体験に当てはめて考えると、、、あ、サッカー部でのあの経験と被ってるじゃん。それに例えて話をしよう！」
この具体と抽象は、簡単なところでいうと、
相手の体験を意識して具体を変換できる様になるところからスタートできればいいと思います！
伝わる・伝わらない問題は、特に役職や階層が異なる事で情報格差が大きい人同士で起こりがちです。
マネジメントで苦しんでいたりする方や上司とうまく意見が合わない方は、見ている視座・視点の違いによるコミュニケーションのGAPという観点でもメッセージ発信している記事があるので、是非ご一読ください。
何かこの記事を見ていただいた方のキャリア形成の一助になるような情報がお伝え出来ていれば嬉しいです。